Webshop en ERP.
Gegevens die kloppen.

Bepaal welk systeem de gegevens beheert

Wijs per gegeven een bron aan. Waar wordt een artikel aangemaakt? Wie beheert prijzen, klantafspraken en voorraad? Leg ook vast of een wijziging terug mag naar de webshop. Zonder die keuze kunnen twee systemen elkaar blijven overschrijven.

• Koppel op stabiele IDs; een naam of e-mailadres kan veranderen.
• Beheer een vertaaltabel voor artikelen, btw-codes, betaalmethoden en grootboekrekeningen.
• Maak onderscheid tussen order, factuur, betaling en verzending.
• Bewaar de relatie met de oorspronkelijke transactie bij correcties.

Ontwerp ook de tweede poging

Een webhook meldt een gebeurtenis; een API laat gegevens opvragen of wijzigen. Een melding kan opnieuw binnenkomen. Shopify adviseert verwerking die bij herhaling niet opnieuw hetzelfde resultaat boekt. Dat principe voorkomt bijvoorbeeld een dubbele factuur na een netwerkstoring.

Werk met herkenbare referenties, een verwerkingsstatus en herstelbare fouten. Houd rekening met API-limieten en verschillen in timing. De beschikbare functies hangen af van de software, het abonnement en de koppeling; beoordeel dat vóór je de inrichting vastlegt.

Controleer betekenis én volledigheid

Test een gewone order, maar ook een ontbrekend artikel, afwijkend afleveradres, deelbetaling en retour. Vergelijk aantallen en bedragen tussen systemen. Een groen technisch log betekent niet vanzelf dat de financiële verwerking klopt.

• Controleer dat opnieuw aanbieden geen dubbele verwerking geeft.
• Maak zichtbaar welke transacties nog wachten of zijn afgewezen.
• Spreek af wie fouten beoordeelt en hoe snel dat moet gebeuren.
• Leg vast wat er gebeurt bij een API-wijziging of verlopen autorisatie.

Eindbaas werkt dit uit als koppelingen en procesinrichting. Lees ook over toegang, beheer en AI.