Migreren.
Met een basis die klopt.

Kies wat meegaat en wat raadpleegbaar blijft

Maak onderscheid tussen stamgegevens, openstaande transacties, beginsaldi en historie. Niet ieder oud detail hoeft als actieve boeking mee, maar benodigde historie moet wel toegankelijk blijven. Bepaal met je administratie welke gegevens en documenten je moet bewaren en hoe je ze later kunt terugvinden.

• Klanten, leveranciers, artikelen en prijsafspraken.
• Openstaande debiteuren, crediteuren en betalingen onderweg.
• Voorraad per locatie en de bijbehorende waarde.
• Open orders, vooruitbetalingen en uitstaand tegoed.

Een proefimport heeft een aansluitingsrapport

Leg vóór de import aantallen en controletotalen vast. Vergelijk daarna op dezelfde peildatum, valuta en definitie. Een totaal dat klopt kan nog steeds verkeerde individuele posten bevatten; test daarom ook een steekproef van documenten en relaties.

Geef verschillen een eigenaar en een besluit. Corrigeer niet alleen het nieuwe systeem, maar zo nodig ook de mapping of bron, zodat de volgende import dezelfde fout niet herhaalt. Documenteer wat bewust buiten scope blijft.

Spreek het omschakelmoment af

Leg vast wanneer de oude invoer stopt, hoe tussentijdse transacties worden meegenomen en wie akkoord geeft. Test een complete order- en inkoopstroom met de betrokken medewerkers. Bepaal vooraf de voorwaarden om terug te schakelen als een essentieel proces niet werkt.

Na livegang volgt een gerichte nazorgperiode met controles op voorraad, betalingen, facturen en rapportages. De inrichting moet overdraagbaar zijn: wie beheert gebruikers, koppelingen en uitzonderingen? Bekijk onze aanpak en koppelingen.