Betaalproviders koppelen aan je webshopadministratie

Een uitbetaling is niet je omzet

Mollie, Stripe en Shopify Payments kunnen meerdere transacties in één uitbetaling bundelen. Kosten, terugbetalingen en betwiste betalingen kunnen het bedrag beïnvloeden. Welke inhoudingen en termijnen gelden, hangt af van je provider en overeenkomst. Gebruik het transactierapport naast het bankafschrift.

Geef elk verschil een verklaring

Een betaalprovider-tussenrekening laat zien welke bedragen nog onderweg zijn. Vergelijk het openingssaldo, de ontvangen betalingen, kosten, refunds en overige mutaties met uitbetalingen en eindsaldo. Boek het netto bankbedrag niet nog eens als omzet wanneer de verkoop al is verwerkt.

Een ingehouden reserve kan een nog te ontvangen bedrag zijn in plaats van een kostenpost. Een chargeback vraagt onderzoek: wat wordt teruggenomen, welke kosten gelden en wat gebeurt er met de oorspronkelijke verkoop? Laat de boeking aansluiten op het concrete dossier.

De gegevens die je wilt behouden

• Ordernummer, transactie-ID, uitbetalings-ID en valuta.
• Brutobedrag, kosten, terugbetalingen en datum van iedere mutatie.
• Providerfacturen, wisselkoersen en eventuele reserves.
• Een herkenbare wachtrij voor verschillen, met eigenaar en vervolgactie.

Test een betaling vlak voor een maandwisseling. De verkoopdatum en bankdatum kunnen verschillen. Ook een uitbetaling in een andere valuta moet naar de oorspronkelijke transacties terug te volgen zijn.

Automatiseer de match, beoordeel uitzonderingen

Sluit bij de maandafsluiting de omzet, refunds, btw, openstaande vorderingen en providersaldi op elkaar aan. Voor de basisadministratie geldt in beginsel een bewaartermijn van zeven jaar; voor onder meer OSS/IOSS-gegevens geldt tien jaar. Houd exports leesbaar en bewaar ook de onderliggende mutaties. Een koppeling is pas nuttig als je ook ziet wat niet matcht. Voorkom dubbele verwerking bij opnieuw aangeboden transacties en maak ontbrekende betalingen zichtbaar. Spreek af wie het providersaldo controleert en wanneer.

Lees ook over retouren en creditfacturen en het verschil tussen marge en cashflow.