Retouren en creditfacturen in je webshopadministratie

Volg de retour door alle systemen

Koppel de retour aan de oorspronkelijke order en factuur. Leg vast welke artikelen worden teruggenomen en welk bedrag wordt gecrediteerd. De terugbetaling via een provider is een aparte financiële gebeurtenis. Het magazijn bepaalt vervolgens of het product opnieuw verkoopbaar is.

Gebruik een herkenbaar correctiedocument dat naar de oorspronkelijke verkoop verwijst. Bewaar bedragen, btw-tarieven en redenen, zodat de correctie te controleren is. Verwijder de oude factuur niet uit de historie.

Deelretouren vragen om de originele berekening

Een retour van één artikel uit een mandje met korting vraagt om de korting die aan dat artikel was toegerekend. Gebruik ook het oorspronkelijke btw-tarief. Bereken de credit niet zomaar opnieuw met de huidige catalogusprijs of een inmiddels gewijzigd tarief.

Een financieel retour is geen magazijnontvangst

Een terugbetaling zonder retourzending, een beschadigd artikel en een opnieuw verkoopbaar artikel vragen elk om een andere voorraadverwerking. Maak die status expliciet. Anders toont je webshop voorraad die er niet is, of blijft inkoopwaarde onterecht als kosten staan.

• Wie keurt de ontvangst en staat van het product goed?
• Welke verzend- of andere bedragen worden terugbetaald?
• Hoe verwerk je een retour bij een giftcard of gesplitste betaling?
• Wie controleert verschillen tussen credit en daadwerkelijke refund?

Leg de uitzonderingen vooraf vast

Consumentenrechten en terugbetalingsvoorwaarden vragen een eigen beoordeling; deze gids behandelt de financiële verwerking. Laat je retourbeleid en systeeminstellingen wel dezelfde afspraken volgen. Voor buitenlandse verkopen moet een correctie ook in de juiste btw-stroom terechtkomen.

Verbind dit met OSS en IOSS, cadeaubonnen en je voorraadadministratie.