Inkoop op orde.
Facturen onder controle.

Vergelijk order, ontvangst en factuur

Three-way matching verbindt de inkooporder, de goederenontvangst en de leveranciersfactuur. Zo kun je prijs- en hoeveelheidsverschillen herkennen. De beschikbare controles verschillen per ERP en module. De Microsoft-bronnen beschrijven het principe binnen Dynamics; ze bewijzen geen standaardfunctie in elke andere toepassing.

Een factuur voor 100 stuks bij een ontvangst van 80 stuks vraagt om een verklaring. Het kan gaan om een deellevering, een administratieve timing of een echte afwijking. Stel toleranties en vervolgacties bewust in; werk verschillen niet automatisch weg.

Goedkeuring hoort bij een verantwoordelijkheid

Onderscheid goederenfacturen van kostenfacturen. Bij een correct gematchte goederenfactuur kan een andere route passen dan bij een nieuwe marketingfactuur. Leg vast wie mag bestellen, ontvangen, goedkeuren en betalen. Bepaal grenzen met je eigen organisatie, niet met een willekeurig standaardbedrag.

• Controleer leverancier en bankgegevens via een afgesproken proces.
• Laat prijsafwijkingen bij de juiste inkoper terechtkomen.
• Geef ontbrekende ontvangsten een eigenaar en een termijn.
• Bewaar document, beslissing en reden van een afwijking bij elkaar.

Sluit de inkoop aan op je resultaat

Een vooruitbetaling is nog niet automatisch dezelfde kostenpost als ontvangen en verkochte voorraad. Ook transport, valuta en retouren aan leveranciers kunnen de verwerking beïnvloeden. Spreek kostprijstoerekening en periodieke controle met je administratie af.

Een praktische testset bevat een deelontvangst, dubbele factuur, prijsverschil, creditnota en factuur vóór ontvangst. Zo wordt automatisering een controleerbaar proces. Verbind dit met voorraad en kostprijs en cashflow.