B2B-webshop: facturatie, btw en verkopen over de grens

De factuur begint bij je klantgegevens

Een reguliere btw-factuur vraagt onder meer om namen en adressen, je btw-identificatienummer, een datum, een uniek opeenvolgend factuurnummer en een beschrijving van de levering. Bedragen exclusief btw, tarief en btw-bedrag moeten correct worden vermeld. Afhankelijk van de transactie zijn aanvullende gegevens nodig.

Laat de webshop klantgegevens gecontroleerd doorgeven. Leg vast wie wijzigingen mag doen en of die een bestaande factuur raken. Een orderbevestiging, betaalbewijs en factuur hebben ieder hun eigen functie.

0% binnen de EU is aan voorwaarden gebonden

Voor een intracommunautaire goederenlevering moet onder meer blijken dat de goederen naar een ander EU-land zijn vervoerd en dat de afnemer een geldig btw-identificatienummer uit een ander EU-land heeft. Ook de opgaaf ICP en overige voorwaarden horen bij de beoordeling. Bewaar de controle en vervoersstukken bij de transactie.

Pas niet automatisch 0% toe na het invullen van een nummer. Diensten, installatieleveringen, buitenlandse voorraad en afhalen kunnen een andere beoordeling vragen. OSS voor consumenten is geen vervanging van deze B2B-controles.

Export buiten de EU: bewijs hoort erbij

Voor goederen die je uitvoert naar een land buiten de EU kan het nultarief gelden als je de uitvoer kunt aantonen. Bewaar de relevante douane- en vervoersdocumenten. Leg ook vast wie invoer, invoerbelastingen en kosten op de bestemming afhandelt; dat volgt niet uit een btw-keuze in de checkout.

Verkoop op rekening vraagt debiteurenbeheer

Geef kredietlimiet, betaaltermijn en blokkades een plaats in het proces. Een bestelling kan omzet en een openstaande vordering opleveren terwijl de bank nog niets ontvangt. Zorg dat herinneringen en ontvangen betalingen op dezelfde factuur aansluiten.

Een onbetaalde factuur is geen gewone retour. Voor btw-teruggaaf bij oninbaarheid bestaan afzonderlijke regels. Onderbouw de correctie en volg een latere betaling opnieuw op.

• Test een goedgekeurde en afgewezen zakelijke klant.
• Test een ongeldig btw-nummer en ontbrekend vervoersbewijs.
• Controleer creditfacturen, deelbetalingen en te late betalingen.

Lees ook marge en cashflow en onze dienst B2B-webshops.